Tussen handdruk en salarisstrook

Een plaatsing is pas af als de salarisstrook en de factuur kloppen. Voor een internationale detacheringsgroep met meerdere labels in meerdere Europese landen implementeerden we een ATS op Salesforce en bouwden we de mid- en backoffice, per label op maat: één platform van eerste intake tot verloning en facturatie.

Abstracte illustratie van verbonden labels rond één gedeeld platform

Lagen in één platform: 3

Dit is het verhaal van één plaatsing en van het platform dat haar draagt. Qantara implementeerde voor een internationale detacheringsgroep een compleet ATS op Salesforce, voor alle labels van de groep. Daarop bouwden we de mid- en backoffice, per label op maat. Samen vormen ze één platform voor front-, mid- en backoffice: van de eerste intake tot de salarisstrook en de factuur.

Vrijdag, half vijf

Het kantoor loopt leeg. Jassen gaan aan, iemand zet de koffiemachine uit. Dan gaat de telefoon van een consultant. Ze kent het nummer. Ze wacht er al de hele week op.

De opdrachtgever wil de kandidaat. Over twee weken kan hij beginnen.

Ze hangt op en blijft even zitten. Weken bellen, een kandidaat die twijfelde, een opdrachtgever die nog één gesprek wilde. Dit is het moment waarvoor ze het werk doet. Voor haar zit de week erop. Voor de rest van de organisatie begint het werk nu pas.

Want achter die ene ja zit een hele keten. Welke juridische entiteit wordt de werkgever? Klopt de marge, en wie moet die goedkeuren? Is het identiteitsbewijs gecontroleerd? Staat het juiste contract klaar, in de juiste taal, en is het getekend voor de eerste werkdag? En straks, als de maand om is: kloppen de uren, het loon, de factuur en de salarisstrook?

Bij één bureau met één vestiging regel je dat met korte lijnen en een goede spreadsheet. Bij een groep met meerdere labels in meerdere landen lukt dat niet meer. Een fout valt dan niet op vrijdagmiddag op. Hij duikt weken later op, ergens verderop in de keten, bij iemand die de consultant nooit heeft gesproken.

Eén groep, meerdere gezichten

De klant is een internationale groep in detachering en werving. Onder de groep werken meerdere labels, elk met een eigen merk, een eigen markt en een eigen manier van werken. De labels hebben vestigingen in meerdere Europese landen en zetten specialisten in bij opdrachtgevers, vaak grote organisaties met langlopende projecten.

Dat inzetten gebeurt op meer dan één manier: detachering in loondienst, projectinzet, bemiddeling van zzp'ers en werving & selectie. Elke vorm heeft eigen contracten, eigen regels en een eigen geldstroom.

Op het platform werken de consultants, accountmanagers en recruiters van alle labels. Naast hen werken contractbeheer, compliance, salarisadministratie, facturatie en credit control. Ze zitten in andere teams en soms in andere landen, en ze spreken elkaar zelden. Toch werken ze allemaal aan dezelfde plaatsing.

Front-, mid- en backoffice in de detachering

In de detachering vind je in de frontoffice kandidaten en opdrachtgevers. In de midoffice maak je van een plaatsing een complete en rechtsgeldige opdracht. In de backoffice verander je uren in een salarisstrook en een factuur.

Frontoffice: relatiebeheer, vacatures, kandidaten, matching en het voorstel aan de opdrachtgever. Het domein van het ATS en het CRM.
Midoffice: tarieven en marge, contracten en ondertekening, identiteitscontrole en andere compliance, verlengingen, wijzigingen en het einde van een opdracht.
Backoffice: uren, verloning, facturatie, credit control, de juiste juridische werkgever per plaatsing en de cijfers per label en land.

Softwareleveranciers verkopen die drie lagen vaak los en verbinden ze met koppelingen. Voor deze groep richtten we ze in als één keten, met de plaatsing als gedeeld vertrekpunt. Daarbij hielden we één regel aan: een plaatsing is pas af als de salarisstrook en de factuur kloppen.

Uitdaging

Elk label een eigen stem

Een label is meer dan een logo. Het is een eigen verkoopverhaal, een eigen kring opdrachtgevers, een eigen toon in de mail aan een kandidaat. Dat wilden de labels houden, en terecht. Tegelijk wil de groep één beeld van kandidaten, plaatsingen en marges. En een kandidaat die vandaag bij het ene label bekend is, past morgen misschien beter bij een ander.

Daar zat de eerste spanning. Elk label wilde zich thuis voelen. De groep wilde één fundament.

Elk land een eigen regelboek

Dan de grens. Wie over de grens detacheert, speelt in elk land met andere regels. En juist wat er per land verschilt, bepaalt of een plaatsing rechtsgeldig is:

Nederland: gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden met het personeel van de inlener onder de uitzend-cao (sinds 2026 als totaalpakket), handhaving van de Wet DBA bij zzp'ers en de Wtta, de toelatingsplicht voor uitleners: in werking per 1 januari 2027, handhaving vanaf 1 januari 2028.
Andere EU-landen: eigen vergunning- of erkenningsplichten voor uitleners, soms een maximale inleentermijn bij dezelfde inlener, eigen regels voor gelijke beloning en eisen aan het schriftelijke contract per opdracht.

Vergunningen en erkenningen horen bovendien bij juridische entiteiten, niet bij merken. Op het contract staat de naam van het label, maar elk contract en elke factuur moet verwijzen naar de werkgever die er juridisch voor staat. Koppel je de verkeerde entiteit, dan klopt het papier niet meer, hoe goed de plaatsing verder ook is.

Eind van de maand: de salarisrun

Spoel door naar het eind van de maand. Op de salarisadministratie staat de verloning klaar. Regel na regel: een tarief, een looncomponent, een werkgever. Hier blijkt of de vrijdagmiddag goed is vastgelegd.

In de detachering is de marge het verschil tussen wat een uur oplevert en wat het kost. Een verkeerd uurtarief zie je in de branche vaak pas weken later, als creditnota of als correctie in de verloning. De consultant is dan allang met de volgende plaatsing bezig.

En die kostprijs is meer dan een uurloon. Er komen reserveringen bij voor vakantiegeld (in Nederland minimaal 8 procent), vakantiedagen en feestdagen, plus werkgeverslasten en pensioen. Per cao, per land en per jaar ziet dat er anders uit. Aan de factuurkant vragen grote opdrachtgevers om een inkoopordernummer, de juiste btw-behandeling en in Nederland vaak een deel van het bedrag op de G-rekening. Gaat een van die details mis, dan komt de factuur terug en schuift de betaling op.

De les is simpel en streng: leg elk tarief één keer vast en gebruik het daarna overal hetzelfde.

Twee wegen die allebei doodlopen

Elk label werkt net anders: andere contractvormen, andere goedkeuringsgrenzen, andere templates, soms een andere taal. Standaardsoftware dwingt je dan tot een keuze. Je stopt alle labels in één mal, en niemand herkent zijn eigen werk nog. Of je geeft elk label een eigen pakket met eigen koppelingen naar verloning en facturatie, en de groep verliest het overzicht.

Geen van beide past bij een groep waarin elk label zijn eigen koers vaart. Er moest een derde weg komen.

Aanpak

Het keerpunt: één kern, eigen inrichting per label

Die derde weg begint bij twee assen: label en land. Aan die combinatie hangen de toegang, de e-mail- en documenttemplates, de portalen, de margeberekening en de goedkeuringsregels.

Daaronder ligt een kern die voor de hele groep gelijk is: kandidaten, opdrachtgevers, plaatsingen en juridische entiteiten. Alles daarboven bouwden we per label op maat. Een consultant over de grens werkt zo met de templates en margeregels van het eigen label, terwijl finance naar de hele groep kijkt. Het label houdt zijn stem. De groep krijgt haar fundament.

Frontoffice: de ATS-implementatie op Salesforce

Het ATS implementeerden we op Salesforce, voor alle labels. Hier begint de vrijdagmiddag van de consultant. Ze kan onder meer:

bedrijven aanmaken met gegevens uit het Handelsregister en contactpersonen beheren, met mail en afspraken automatisch vastgelegd
een cv in een formulier slepen dat zichzelf invult, met een controle op dubbele profielen over alle labels heen
zoeken op vaardigheden, talentpools en afstand
kandidaten door een vaste pijplijn leiden, van shortlist tot startklaar
een kandidaat voorstellen met een cv in huisstijl, een margeberekening en een korte toelichting in één mail
vacatures publiceren op de websites van de labels en op vacaturesites

Kent een ander label de kandidaat al, dan vraagt de consultant toegang aan. Zo is er één profiel per persoon, met heldere afspraken tussen de labels.

Midoffice: van ja tot startklaar

In de midoffice zit het meeste maatwerk, en de meeste spanning. Hier wordt de ja van vrijdagmiddag een opdracht die juridisch en financieel klopt. Voor elk label bouwden we de stappen tussen handdruk en eerste werkdag:

Margecalculator per land: kostprijs, marge in euro's en procenten, het tarief dat per margeniveau nodig is en, voor Nederland, de verhoging voor inlenersbeloning.
Margegoedkeuring in lagen: een matrix per label en contractvorm bepaalt wie een plaatsing onder de norm goedkeurt.
Contracten en brieven: uit templates, in de taal van de ontvanger, direct door naar digitale ondertekening.
Compliance per plaatsing: documenttypen met goedkeuring en vervaldatum, controle van identiteitsbewijzen en onboardingchecklists die zichzelf bijwerken.
Wijzigingen met een vaste route: aanpassingen in contractkritische gegevens gaan eerst langs sales en daarna langs legal. Verlengingen, uitstroom en loon- en tariefverhogingen in bulk lopen ook via vaste stappen.

Tarieven en lonen liggen vast per soort werk, met een ingangsdatum. Een tarief wordt één keer vastgelegd en daarna overal hetzelfde gebruikt. Wie later terugkijkt, ziet precies welk tarief en welk contract op een bepaalde dag golden.

Backoffice: de juiste werkgever, de juiste cijfers

Elke plaatsing hangt aan een juridische werkgever met een eigen bedrijfscode in het ERP-systeem. Het platform stuurt plaatsingen, tarieven en contactpersonen door naar het ERP-systeem voor verloning en facturatie. Elke nacht komen de verlonings- en factuurgegevens terug, zodat 's ochtends in het platform staat wat er is verloond en gefactureerd.

Voor de collega's achter de schermen zijn er werkbakken voor salarisadministratie, facturatie, credit control, compliance en legal, midoffice en HR. Wat aandacht nodig heeft, staat daar klaar voor het hele team. Niemand hoeft te wachten tot iemand anders eraan denkt.

Portalen in de huisstijl van elk label

Kandidaten en opdrachtgevers hebben een eigen portaal in de huisstijl van het label. Professionals op opdracht gebruiken het kandidatenportaal ook als selfserviceportaal. De portaalteksten zijn meertalig, zodat kandidaten en opdrachtgevers in hun eigen taal werken. De portalen zijn geen losse aanbouw: ze horen bij hetzelfde platform en lezen uit dezelfde kern.

Hoe we werkten

Qantara is één oprichter die samenwerkt met vertrouwde ontwikkelaars en specialisten. Het maatwerk per label volgt hoe een plaatsing bij dat label in de praktijk loopt. We legden geen standaardproces op. Elk label houdt zijn eigen manier van werken, op één gedeelde kern.

Resultaat

Vrijdag, half vijf, opnieuw

Terug naar het lege kantoor. De telefoon, het nummer dat ze kent, de ja waar ze de hele week op wachtte. De consultant legt de plaatsing vast. Daarna volgt de rest een vaste route.

Het platform berekent de marge en legt die, als het moet, voor aan wie erover beslist. Het contract komt uit de template van haar label, in de taal van de kandidaat, en gaat ter ondertekening. De documenten lopen langs de checklist. Op de salarisadministratie komt de plaatsing binnen met de juiste werkgever en het juiste tarief.

Ze klapt haar laptop dicht. De rest van de keten weet wat er moet gebeuren.

Maandagochtend, in een ander land

Een labelmanager in een ander land opent hetzelfde platform. Ze ziet de templates van haar eigen label, de margeregels die bij haar land horen en een kandidatenportaal in de taal van haar kandidaten. Van de groep merkt ze vooral iets op het moment dat het helpt: een kandidaat die een ander label al kent, een collega van finance die dezelfde cijfers ziet.

Eén platform voor de hele groep, en toch voelt het als het hare. Dat was de opdracht. En de groep heeft één bron voor plaatsingen, tarieven en marges.

Het platform in cijfers

Zo groot is het platform waarop de groep werkt, in afgeronde cijfers:

alle labels van de groep, met vestigingen in meerdere Europese landen
interne gebruikers in tal van rollen, van sales tot salarisadministratie
meerdere juridische werkgevers, elk met een eigen bedrijfscode in het ERP-systeem
tientallen teams, verspreid over de vestigingen
ruim 500 automatiseringen en stapsgewijze invulschermen
ruim 100 bedrijfsregels die controleren of een plaatsing compleet en juist is voordat ze doorstroomt
honderden e-mail- en documenttemplates, per label en per taal
meer dan tien koppelingen, onder meer met het ERP-systeem, mail en agenda, de websites van de labels, vacaturesites, digitale ondertekening, identiteitscontrole en het Handelsregister
de kandidaat- en plaatsingshistorie van alle labels in hetzelfde platform

Wat we meenemen

Dit project liet zien hoeveel werk er tussen werving en factuur zit, en hoe weinig daarvan in een standaard-ATS past. Die kennis zit in alles wat we voor de branche bouwen, ook in Qantara Recruit, ons eigen ATS en CRM voor uitzend- en detacheringsbureaus.

Een plaatsing begint met een telefoontje op vrijdagmiddag. Ze is pas af als de salarisstrook en de factuur kloppen. Alles daartussen is ons vak.

Opgeleverd

ATS op Salesforce voor alle labels

Relatiebeheer, intake, zoeken, pijplijn en voorstellen, ingericht voor elk label van de groep.

Margecalculatie en goedkeuring

Een calculator per land, inclusief inlenersbeloning, en een goedkeuringsmatrix per label en contractvorm.

Contracten en digitale ondertekening

Contracten en brieven uit templates, in de taal van de ontvanger, direct klaar voor ondertekening.

Compliance per plaatsing

Documenten met vervaldatum, controle van identiteitsbewijzen en onboardingchecklists die zichzelf bijwerken.

Overdracht aan verloning en facturatie

Plaatsingen, tarieven en contactpersonen gaan naar het ERP-systeem. Elke nacht komen de verlonings- en factuurgegevens terug.

Meerdere entiteiten en werkbakken

Elke plaatsing bij de juiste juridische werkgever, met werkbakken voor salarisadministratie, facturatie, credit control en legal.

Vragen

Veelgestelde vragen

In de frontoffice vind je kandidaten en opdrachtgevers: relatiebeheer, vacatures, matching en voorstellen, meestal in een ATS. De midoffice maakt van een plaatsing een complete opdracht, met tarief, marge, contract, ondertekening en compliance. De backoffice zet uren om in een salarisstrook en een factuur en bewaakt de cijfers per entiteit. Hoe beter de drie op elkaar aansluiten, hoe minder iemand hoeft over te typen.

Ja. In deze case vormen label en land de as waaraan toegang, templates, portalen en margeregels hangen. Elk label werkt met zijn eigen huisstijl en afspraken, terwijl kandidaten, opdrachtgevers en plaatsingen in één gedeelde kern staan. Kent een ander label de kandidaat al, dan vraagt de consultant toegang aan. Zo blijft er één profiel per persoon.

Je houdt één procesmodel en legt de verschillen per land vast in de inrichting: een margecalculator per land, contracttemplates per taal en juridische werkgever, en regels die horen bij het arbeidsrecht van dat land. Vergunningen en erkenningen horen bij entiteiten, dus elke plaatsing hangt aan de juiste werkgever. Verloning en boekhouding blijven aangesloten op de administratie van elke entiteit.

Omdat labels in een groep echt verschillen: andere contractvormen, andere goedkeuringsgrenzen, andere templates en soms een andere taal. Een standaardinrichting dwingt iedereen in dezelfde mal. Losse pakketten per label leveren dubbel werk en extra koppelingen op. Wij houden de kern gelijk en bouwen daarboven per label wat nodig is. Zo blijft het platform beheersbaar en herkent elk label zijn eigen werk.

Ja. Het ATS in deze case draait op Salesforce, en de mid- en backofficeprocessen zijn daarop gebouwd. Relatiebeheer, automatisering en koppelingen zitten in de basis van Salesforce, dus het werk gaat vooral naar het proces zelf. Qantara is niet aan één platform gebonden. We kiezen wat bij het proces en de organisatie past, en implementeren en koppelen Salesforce als dat de beste keuze is.

Begin bij de plaatsing. Die moet compleet zijn voordat er iets doorstroomt: werkgever, tarieven, looncomponenten, contactpersonen en ingangsdatum. In deze case stuurt het platform plaatsingen, tarieven en contactpersonen naar het ERP-systeem voor verloning en facturatie, en komen de verlonings- en factuurgegevens elke nacht terug. Werkbakken laten zien wat nog aandacht nodig heeft.

De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten gaat op 1 januari 2027 in. Vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Arbeidsinspectie, en dan mogen inleners alleen nog werken met toegelaten of vrijgestelde uitleners. Voor de midoffice betekent dat: per plaatsing vastleggen welke entiteit de werkgever is, onder welke toelating en met welke beloningsafspraken. Een systeem dat dit per opdracht bijhoudt, maakt het bewijs eenvoudiger.

Omdat we vertrouwelijk met klantgegevens omgaan. De klant, de labels en hun opdrachtgevers blijven anoniem, en we noemen alleen afgeronde cijfers die we kunnen onderbouwen. Wil je weten hoe een traject als dit er voor jouw organisatie uitziet? Vraag het ons in een gesprek. Vertrouwelijke details van de klant delen we ook dan niet.

Ja. Niet elk bureau heeft een maatwerkplatform voor een hele groep labels nodig. Voor die bureaus is er Qantara Recruit, ons eigen ATS en CRM voor uitzend- en detacheringsbureaus, gebouwd met dezelfde kennis van de keten tussen werving en factuur. Werk je met meerdere labels of landen, of past standaardsoftware niet bij je proces? Dan bekijken we samen welke aanpak het beste werkt.

Zelf zo’n vraagstuk?

Breng het probleem. Dan bepalen we samen de aanpak.

Het eerste gesprek is kort en praktisch. Als het past, krijg je een duidelijke vervolgstap.

Start een gesprek