Een workflow die blijft draaien zonder voortdurende controle.
Terugkerende stappen zijn geautomatiseerd, uitzonderingen blijven zichtbaar en je team weet hoe het de workflow beheert en aanpast.
Automatisering & workflows
Elke vrijdag dezelfde export. Dezelfde herinnering achter een goedkeuring aan. Dezelfde gegevens nog een keer invoeren. We maken van dat terugkerende werk een betrouwbare workflow, met controles op de momenten waarop een mens moet meekijken.
ZapierMaken8nActivepiecesPower AutomateAirtable
Sommig werk vraagt aandacht. Ander werk vraagt iedere dag opnieuw dezelfde handelingen. We lopen het proces met je team door en maken onderscheid tussen vaste stappen en beslissingen die bij een mens horen.
Daarna automatiseren we wat voorspelbaar is. Een rapport versturen, een document samenstellen, de juiste collega om goedkeuring vragen. Uitzonderingen verdwijnen niet stilletjes, maar komen terecht bij iemand die ze kan oplossen.
Werkbaar eindresultaat
Herken je dit?
Procesautomatisering begint bij werk dat telkens terugkomt.
We kijken eerst waar mensen tijd verliezen, data overtypen of processen bewaken die eigenlijk door systemen gedragen kunnen worden.
Rapportages, herinneringen, goedkeuringen of overdrachten die elke week handmatig gebeuren.
Dit gaat om werk dat steeds terugkomt: weekrapportages, herinneringen voor goedkeuringen, statusupdates of overdrachten tussen teams. Als iemand steeds moet onthouden, najagen, exporteren, plakken of opnieuw versturen, is dat vaak geschikt voor automatisering.
Gegevens van sales, finance of support die met de hand tussen tools worden gekopieerd.
Dit gebeurt wanneer de juiste informatie al in één systeem staat, maar een ander team die data nog handmatig ergens anders moet invoeren. We kijken waar de data hoort te beginnen, waar die moet landen en of een no code flow, API koppeling of kleine service de beste optie is.
Formulieren, offertes, facturen of contracten die voor elke klant opnieuw worden opgebouwd.
Meestal betekent dit dat hetzelfde sjabloon steeds opnieuw wordt gevuld met kleine wijzigingen. Dat kan een gecontroleerde workflow worden: gegevens één keer verzamelen, het document genereren, laten controleren en vastleggen wat er is gebeurd.
Een proces dat alleen werkt omdat één persoon het blijft controleren.
De collega die alle uitzonderingen kent, gaat op vakantie. Dan merk je hoeveel het proces op geheugen leunt. We leggen de stappen vast, automatiseren het voorspelbare werk en maken uitzonderingen zichtbaar voor degene die ze kan oplossen.
Hoe wij werken
Van knelpunt naar werkende workflow.
De aanpak blijft praktisch: begrijpen wat er gebeurt, de eerste bruikbare workflow bouwen en daarna duidelijk overdragen.
- 01
Het werk begrijpen
We zitten met de mensen die het werk doen en brengen precies in kaart waar tijd verloren gaat en waarom.
- 02
De eerste bruikbare workflow bouwen
We beginnen met de automatisering met de hoogste waarde en het laagste risico. Het doel is iets bruikbaars in productie, geen diagram dat nooit live gaat.
- 03
Overdracht
Je team krijgt documentatie, duidelijke instructies en training zodat de automatiseringen blijven draaien zonder ons.
Tools die we gebruiken
Tools gekozen op basis van het werk.
Zapier, Make, n8n, Activepieces, Power Automate en Airtable zijn middelen. We kiezen wat beheersbaar, betrouwbaar en passend is voor je team.
- Zonder code
- Zapier, Make, n8n, Activepieces en Airtable voor terugkerende stappen tussen bestaande tools.
- Met weinig code
- Power Automate, Power Apps, OutSystems en Mendix voor workflows met goedkeuringen, eigen schermen of aanvullende regels.
- Maatwerk
- TypeScript of Python voor processen met bijzondere bedrijfsregels, veel gegevens of koppelingen die nauw moeten worden bewaakt.
Laten we ernaar kijken
Jij brengt het probleem. Wij maken een plan.
Vertel waar het werk stokt en wie daar last van heeft. Dan kijken we samen wat een goede eerste stap is.